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Hans-Josef Heck

Zum Grundverständnis der
 
Ziele und Techniken der Doppelten Buchführung (Doppik)

 
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Die Nutzung von Anwendungsprogrammen setzt die entsprechenden fachlichen Kenntnisse voraus (->"Bildung und IT-Nutzung"). Diesem Zweck dienen diese Ausführungen.
 

      1. Ziel und Prinzip der Doppelten Buchführung

      2. Konventionelle Technik:
         Durchschreibebuchführung + Amerikanisches Journal

      3. Die Technik bei Cobukas

      4. Weiterführende Informationen
      
  
  
  1. Ziel und Prinzip der Doppelten Buchführung
  =============================================
  
  Ziel
  ----
  
  Buchführung hat das Ziel, wirtschaftliches Geschehen festzuhalten, nämlich
  
       Veränderungen vom Vermögen, Schulden, Aufwand und Ertrag.
  
  
  Das Festhalten bezeichnet man als buchen oder buchführen:
  
    - 'buchführen' bezeichnet das Geschehen in seiner Gesamtheit,
  
    - 'buchen' die konkrete Tätigkeit des Eintragens in die "Bücher".
  
  
  Belege
  ------
  
  Die Grundlage der Eintragungen bilden die 'Belege'. Das sind die Dokumente,
  auf denen zu erkennen ist, was sich verändert hat. Wenn es eine Veränderung
  gibt, bei der nicht sowieso ein Dokument anfällt, muss man sich selbst eines
  schaffen: Keine Buchung ohne Beleg!
  
  Doppelt doppelt
  ---------------
  
  Alle Veränderungen will man doppelt doppelt festhalten, nämlich
  
    1. in zeitlicher Hinsicht und in sachlicher Hinsicht sowie
  
    2. in jeder der Größen, die sich verändern, und das sind immer mindestens
       zwei.
  
       Jede der beiden Größen wird mit demselben Betrag verbucht:
       Man leiht sich Geld:
  
           Kasse an Darlehn         1.000,00
  
       Wenn man den gleichen Betrag sowieso zweimal verbuchen muss, kann man
       auch einen "Trick" benutzen, um eine automatische Kontrolle einzubauen,
       ob man auch beide Male den gleichen Betrag eingetragen hat:
  
       Entweder haben die Konten zwei Seiten, ein linke und eine rechte und
       trägt dann den einen Betrag links ein, den anderen rechts:
  
         - Dann muss die Summe aller linken Eintragungen gleich der Summe
           aller rechten Eintragungen sein.
  
       Oder man schreibt den Betrag einmal als positve Zahl und einmal als
       negative Zahl:
  
         - Dann muss der Saldo Null sein.
  
  
  
  
  2. Konventionelle Technik:
     Durchschreibebuchführung und Amerikanisches Journal
  ======================================================
  
  Wenn man alles zweimal buchen müsste, einmal in zeitlicher Ordnung im
  Journal - auch Grundbuch genannt - und dann noch einmal in sachlicher
  Ordnung auf den einzelnen Konten, würde dies viel Arbeit verursachen. Auch
  in Zeiten, in denen es noch keinen Computer gab, hat man es geschafft, alles
  nur einmal buchen zu müssen. Die Techniken dazu heißen
  'Durchschreibebuchführung' und 'Amerikanisches Journal'.
  
  
  
  Durchschreibebuchführung
  ------------------------
  
  Um trotz doppelter Erfassung nur einmal schreiben zu müssen, hat man sich in
  der Vergangenheit Verschiedenes einfallen lassen, was auch im Zeitalter der
  automatischen Datenverarbeitung für die Gestaltung der Programme von
  Interesse sein könnte.
  
  Die zeitliche Erfassung erfolgt ganz natürlich hintereinander weg, Zeile für
  Zeile:
  
    ------------------------------------------------------------------------------
    |  Journal                                                                   |
    |----------------------------------------------------------------------------|
    |Beleg Nr.|Datum   |Erläuternder Text            | GgKto |  Betrag |  Betrag |
    |---------|--------|-----------------------------|-------|---------|---------|
    |         |        |                             |       |         |         |
    |         |        |                             |       |         |         |
  
  
  Die sachliche Erfassung erfolgt auf Konten, von denen es beliebig viele gibt,
  eben so viele, wie man sachlich unterscheiden möchte:
  
    ------------------------------------------------------------------------------
    |  Konto: Sparkasse (Vermmögen)                                              |
    |----------------------------------------------------------------------------|
    |Beleg Nr.|Datum   |Erläuternder Text            | GgKto |  Betrag |  Betrag |
    |---------|--------|-----------------------------|-------|---------|---------|
    |         |        |                             |       |         |         |
    |         |        |                             |       |         |         |
  
    ------------------------------------------------------------------------------
    |  Konto: Darlehn (Schulden)                                                 |
    |----------------------------------------------------------------------------|
    |Beleg Nr.|Datum   |Erläuternder Text            | GgKto |  Betrag |  Betrag |
    |---------|--------|-----------------------------|-------|---------|---------|
    |         |        |                             |       |         |         |
    |         |        |                             |       |         |         |
  
  
  Die äußere Form von Journal und Konten ist nicht zufällig identisch: Wenn
  man für die Konten dünne Karteikarten wählt, kann man die Karten auf das
  Journal legen und mit einem Blaupapier durchschreiben. Das einzige Problem,
  das bleibt: Man muss im Journal immer genau die nächste freie Zeile erwischen.
  
  Für einen Geschäftsvorfall benötigt man dann im Journal im Prinzip')
  ebensoviele Zeilen wie der zu verbuchende Geschäftsvorfall an Buchungen
  erfordert, mindestens also zwei Zeilen.
  
    Diese technische Form der Doppelten Buchführung bezeichnet man als
    'DurchschreibeBuchführung'.
  
  
  Amerikanisches Journal
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  Wenn man nur wenige Konten benötigt, kann man diese auch als Doppelspalten
  im Journal anordnen. Sie müssen sich das obige Journal nach rechts um viele,
  zusätzliche Spalten verlängert vorstellen. Große, breite Journalbogen und
  schmale Spalten sind dann ganz vorteilhaft, um möglichst viele Konten
  möglich zu machen.
  
    Diese technische Form der Doppelten Buchführung bezeichnet man als
    'Amerikanisches Journal'.
  
    Das Amerikanische Journal lässt sich leicht mit einem
    Tabellenkalkulationsprogramm einrichten. Dabei kann man die Eingabe auch
    zeilenweise kontrollieren: Der Saldo muss Null sein.
  
    Man kann je Konto auch mit einer Spalte auskommen, wenn man die
    Unterscheidung von Zunahme und Abnahme über das Vorzeichen regelt. Dabei
    muss man aber "geschickt" vorgehen. Siehe hierzu: '3. Die Technik bei
    Cobukas'.
  
  
  In der Berufsschule ist es üblich, auf das Buchen im Journal zu verzichten.
  Man bucht nur auf Konten und schließt diese dann ab:
  
    -  die Vermögens- und Schuldkonten werden zur Bilanz zusammengestellt,
  
    -  die Aufwands- und Ertragskonten zur Gewinn- und Verlustrechnung.
  
  
  
  3. Die Technik bei Cobukas
  ==========================
  
  Hat man ein Computerprogramm zur Verfügung, so macht es keine Mühe, das was
  man sehen will, schnell aus den Ursprungsdaten zu erzeugen. Im Prinzip
  braucht man also nur die Geschäftsvorfälle Zeile für Zeile, gleich Buchung
  für Buchung im Journal festzuhalten.
  
  Ein Kontenplan hält fest, welche Konten mit welchen Eigenschaften erlaubt
  sind.
  
  Und eine dritte Liste hält fest, wie die Konten zu Bilanz und GuV-Rechnung
  ausgewertet werden.
  
  Cobukas besteht daher - für jeden Mandanten - und - für jedes Jahr -
  aus drei Dateien:
  
     cbk_jour   cbk_plan   cbk_ausw
  
  Jede dieser drei Dateien trägt - für jeden Mandanten - und - für jedes
  Jahr - die gleiche Kennung (.kng) aus drei Zeichen:
  
    cbk_buch.h05   cbk_plan.h05   cbk_ausw.h05
  
  Zusätzlich gibt es eine Konfigurationsdatei 'cobukas.par', die für alle
  Jahre und Mandanten des aktuellen Buchführungsbereichs gilt. Um eine andere
  'cobukas.par' nutzen zu können, muss man einen weiteren Buchführungsbereich
  anlegen. Wenn es mehrere Buchführungsbereiche gibt, kann man die
  Bildschirmmasken zentral verwalten.
  
  
  Im Journal 'cbk_jour.kng' gibt es nur eine Spalte für den Betrag. Zu- und
  Abnahme lassen sich durch Vorzeichen kenntlich machen. Dabei darf man aber
  nicht generell die Zunahme mit Plus und die Abnahme mit Minus gleichsetzen:
  
      Kasse an Darlehn         1.000,00
  
  Kasse nimmt zu, Darlehn auch. Der Saldo muss aber Null sein.
  
  Der "Trick": Die Zunahme der Kasse wird als Minus-Betrag festgehalten:
  
      Kasse      -1000.00
      Darlehn     1000.00
  
  Das gleiche gilt für Aufwand und Ertrag: Die Zunahme des Aufwands muss dann
  - folgerichtig - als Minus-Betrag festgehalten werden, und die Zunahme des
  Ertrags als positiver Betrag.²)
  
  

  4. Weiterführende Informationen
  ===============================

  Auf dem Server des FSuB e.V. finden Sie folgende Einführung:
  
    
  ---------------------------------------------------------------------------  

  ') Wenn man die Technik des Amerikanischen Journals mit verwendet, kann man
     die Konten, die sehr oft berührt werden (wie zum Beispiel: Kasse, Bank,
     Vorsteuer, Umsatzsteuer) als Spalten führen und spart sich so jeweils
     eine Zeile.
  
  ²) Man könnte auch alles genau andersherum machen, sowie man auch die Zu-
     und die Abnahme auf den Kontenarten genau umgekehrt verbuchen könnte.
     Dann aber bitte für alle Kontenarten. Sonst funktioniert es nicht mehr.