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Hans-Josef Heck

Grundverständnis Rechnungswesen

Doppelte Buchführung

Das Dokumentiereen von Wertstrukturen und Wertveränderungen

 
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Neue Version: 02.01.2008   (Erste Version:  20.04.2005)
 
Die Nutzung von Anwendungsprogrammen setzt die entsprechenden fachlichen Kenntnisse voraus (->"Bildung und IT-Nutzung"). Diesem Zweck dienen diese Ausführungen.
 
Entscheidungseinheiten wie Unternehmen, Vereine, öffentliche und private Haushalte haben mehrere Gründe, warum sie ihre Wertstrukturen und Wertveränderungen dokumentieren müssen. In erster Linie dienen diese Zahlen der Steuerung der Entscheidungseinheit selbst, wie zum Beispiel der Rechenschaftslegung gegenüber den Mitgliedern, der Kontrolle der Wirtschaftlichkeit, der Kontrolle der Vermögenswerte und Schulden, der Erfassung von Verbrauch und Leistung. Darüberhinaus muss das Zahlenwerk Auskünfte liefern können für das Finanzamt, die Sozialversicherungsträger und andere Entscheidungseinheiten des betrieblichen Umfeldes.
 
Hinweis:  Sollte Sie einmal jemand fragen, welche Funktion das Rechnungswesen hat, dann weisen Sie daraufhin, dass die Frage falsch gestellt ist. Denn das Rechnungswesen erfüllt nur die Funktionen, die wir setzen. Wir richten das Rechnungswesen so ein, wie wir es brauchen.
 
Und wenn das System, das die nachfolgend dargestellte Form der "Doppelten Buchführung" bietet, dafür nicht geeignet ist, dann müssen wir andere Formen schaffen, die die Funktionen erfüllen, die wir setzen.
 
 
Die Buchführung soll die Vorgänge in den Entscheidungseinheiten festhalten, die die folgenden vier Arten von Werten verändern: Vermögen, Schulden, Aufwand und Ertrag.
 
Jeder dieser Vorgänge, die festgehalten werden sollen, bewirkt zwei Veränderungen:
 
Beispiel: Wir leihen uns Geld. Konkret: Freund Leo leiht uns 1.000.- EUR, die er auf unser Bankkonto überweist: Das Vermögen nimmt zu und die Schulden auch.
 
Für jede Art von Vermögen, Schulden, Aufwand und Ertrag richten wir ein "Konto" ein, eine Stelle, das die Veränderungen dieser Größen festhält. In unserem Beispiel ein Konto "Bank" und ein Konto "Schulden bei Leo".
 
Natürlich halten wir auch den Tag fest, an dem dies geschehen ist. Die Liste aller Buchungen in zeitlicher Reihenfolge bezeichnen wir als "Journal", von "jour", französisch für "Tag".
 
Dringender Hinweis:  Eine Entscheidungseinheit (=Betrieb) besteht nicht nur aus den hier genannten Größen, obwohl diese in der Fachliteratur oft im Vordergrund stehen.
 
Betriebe sind Leistungseinheiten. Deshalb ist das für das Funktionieren der Betriebe entscheidend, was die Leistungsfähigkeit ausmacht. Und dies ist in erster Linie das Potential der im Betrieb Arbeitenden sowie das auf dieser Grundlage entstandene Vertrauen der Leistungsabnehmer (Kunden, Patienten, Klienten, ...) in die Leistungsfähigkeit des Betriebes.
 
 
Da bei einem Vorgang der gleiche Wert zweimal festgehalten werden muss, muss man eine Kontrolle darüber haben, dass auch jedes Mal der gleiche Wert festgehalten wird. In unserem Beispiel: Sowohl auf dem Vermögenskonto "Bank" als auch auf dem Schuldkonto "Leo" müssen jeweils 1000,- EUR eingetragen werden und nicht zum Beispiel einmal 1.000,- EUR und -aus Versehen- auf dem anderen Konto 10.000.- EUR.
 
Um dies leicht kontrollieren zu können, benutzt man einen "Trick": Man verwendet auf jedem Konto zwei Spalten, ein linke und eine rechte, eine für die Zunahme und eine für die Abnahme. Und jetzt kommts: Wenn man geschickt wählt, welche für die Zunahme sein soll, die linke oder die rechte, kann man erreichen, das eine von den Buchungen immer links und die andere immer rechts erfolgen muss. Bis jetzt hat noch keiner ein Gegenbeispiel gefunden, wo das nicht klappt. Die Kontrolle, die man damit erreicht? Nun, die Summe aller "LinksBuchungen" muss dann gleich der Summe aller "RechtsBuchungen" sein. Anderfalls hat man einen Fehler gemacht.
 
Heute ist ein solcher Fehler eigentlich ausgeschlossen, weil man die Vorgänge mit Hilfe eines Buchungsprogrammes eingibt, das bei der Eingabe darauf achtet, dass die Summe der Links- und Rechtsbuchungen gleich ist.
 
Früher buchte man auf Konten, die mit einem Blatt Blaupapier auf den Journal lagen. So entstenden gleichzeitig die Konten und das Journal. Natürlich müsste man für einen Vorgang mindestens zwei Kontenblätter in die Hand nehmen und beim Drauflegen auf das Journal darauf achten, dass man auch immer die nächste leere Zeile erwischte.
 
Journal und Konten hatten und haben eine Listenform wie die folgende:


    |Lfd Nr.|Datum   |Erläuternder Text            | Zunahme | Abnahme |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    |       |        |                             |         |         |
    |       |        |                             |         |         |

  
 
oder


    |Lfd Nr.|Datum   |Erläuternder Text            | Abnahme | Zunahme |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    |       |        |                             |         |         |
    |       |        |                             |         |         |

  
 
So jetzt müssen Sie noch wissen, wo man die Zunahme bucht: Bei Vermögenskonten und bei Aufwandskonten links, bei Schuldkonten und Ertragskonten rechts. Die Abnahme ist dann natürlich immer entsprechend die andere Seite.
 
(Sie können natürlich auch alles genau andersherum machen! Wie die Engländer. Aber die fahren ja auch verkehrt herum!)
 
An unserem Beispiel können Sie jetzt einmal probieren, ob das mit dem ein Links, ein Rechts auch klappt:
 
Vermögen nimmt zu: Links buchen
 
Schulden nehmen zu: Rechts buchen
 
Also? Passt! Glück gehabt. Bisher. Bis Sie das Gegenteil beweisen.
 
Mit einem modernen Buchführungsprogramm geben Sie nur noch ein:
 
Belegnummer, Datum, Grund des Vorgangs, Kontonummer Links und Betrag, Kontonummer Rechts. Ausgleichstaste drücken, das heißt, den gleichen Betrag für rechts verwenden.
 
Diese Angaben werden als Journal abgespeichert. Und aus diesen Angaben werden - jederzeit neu - die gewünschten Konten erzeugt, die Sie sich je nach Bedarf ausgeben lassen.
 
 
Wir dokumentieren also
 
und
 
Es gibt also vier Arten von Konten:
 
Für jede Art von Vermögenswert, für jede Art von Schulden, für jede Art von Verbrauch und für jede Art von Leistung wird ein eigenes Konto geführt. Was man dabei als "Art" versteht, richtet sich nach dem eigenen Informationsbedürfnis:
 
Man kann zum Beispiel nur wenige Warenkonten einrichten und nur die Produktklassen erfassen, oder man richtet sehr viele Konten ein, für jedes Produkt ein eigenes.
 
 
Jeder Veränderung betrifft immer zwei Konten. Und jetzt kommt ein Trick:
 
Oben wurde gesagt, dass man die Zunahme manchmal in der linken Spalte und manchmal in der rechten Spalte festhält.
 
Wo nun die Zunahme gebucht werden soll, ob links oder rechts, hat man so organisiert, dass auf den beiden Konten, die bei jeder Veränderung betroffen sind, auf dem einen Konto links und auf dem anderen Konto rechts gebucht wird.
 
Und das klappt immer!
 
Die Absicht dabei ist: Die Summe aller Links-Buchungen ist immer genauso hoch wie die Summe aller Rechts-Buchungen. Und das kann der Computer leicht ständig kontrollieren. Die meisten Fehler fallen schnell auf.
 
Als Erstes legen wir fest:

    --------------------------------------------------------------------
    | 2800  | Aktivkonto "Sparkasse"               |    +    |    -    |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    |Lfd Nr.|Datum   |Erläuternder Text            | Zunahme | Abnahme |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    | 0001  |01.01.04|Anfangsbestand Sparkasse     | 2000,00 |         |
    | ...   | ...    |...                          |         |         |
    |       |        |                             |         |         |

  
 
Der Rest ist Logik! Denken Sie mit!
 
Die erste der vier Veränderungen:
 

    --------------------------------------------------------------------
    | 7010  | Aufwandskonto "Stromverbrauch"       |    +    |    -    |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    |Lfd Nr.|Datum   |Erläuternder Text            | Zunahme | Abnahme |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    |       |        |                             |         |         |
    | 0012  |08.01.04|Abbuchung Strom              |   20,00 |         |
    |       |        |                             |         |         |

  
 
Auf dem "Gegenkonto" sieht das Gleiche so aus:

    --------------------------------------------------------------------
    | 2800  | Aktivkonto "Sparkasse"               |    +    |    -    |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    |Lfd Nr.|Datum   |Erläuternder Text            | Zunahme | Abnahme |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    | 0001  |01.01.04|Anfangsbestand Sparkasse     | 2000,00 |         |
    | ...   | ...    |...                          |         |         |
    | 0012  |08.01.04|Abbuchung Strom              |         |   20,00 |
    |       |        |                             |         |         |

  
 
Die zweite der vier Veränderungen:
 

    --------------------------------------------------------------------
    | 5010  | Ertragskonto "Zinseneinnahmen"       |    -    |    +    |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    |Lfd Nr.|Datum   |Erläuternder Text            | Abnahme | Zunahme |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    |       |        |                             |         |         |
    | 0013  |09.01.04|Gutschrift Zinsen Sparkasse  |         |   40,00 |
    |       |        |                             |         |         |

  
 
Auf dem "Gegenkonto" sieht das Gleiche so aus:

    --------------------------------------------------------------------
    | 2800  | Aktivkonto "Sparkasse"               |    +    |    -    |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    |Lfd Nr.|Datum   |Erläuternder Text            | Zunahme | Abnahme |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    | 0001  |01.01.04|Anfangsbestand Sparkasse     | 2000,00 |         |
    | ...   | ...    |...                          |         |         |
    | 0012  |08.01.04|Abbuchung Strom              |         |   20,00 |
    | 0013  |09.01.04|Gutschrift Zinsen Sparkasse  |   40,00 |         |
    |       |        |                             |         |         |

  
 
Die dritte der vier Veränderungen:
 

    --------------------------------------------------------------------
    | 3010  | Passivkonto "Darlehn Leo"            |    -    |    +    |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    |Lfd Nr.|Datum   |Erläuternder Text            | Abnahme | Zunahme |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    |       |        |                             |         |         |
    | 0014  |10.01.04|Darlehn Leo auf Girokonto    |         | 1000,00 |
    |       |        |                             |         |         |

  
 
Auf dem "Gegenkonto" sieht das Gleiche so aus:

    --------------------------------------------------------------------
    | 2800  | Aktivkonto "Sparkasse"               |    +    |    -    |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    |Lfd Nr.|Datum   |Erläuternder Text            | Zunahme | Abnahme |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    | 0001  |01.01.04|Anfangsbestand Sparkasse     | 2000,00 |         |
    | ...   | ...    |...                          |         |         |
    | 0012  |08.01.04|Abbuchung Strom              |         |   20,00 |
    | 0013  |09.01.04|Gutschrift Zinsen Sparkasse  |   40,00 |         |
    | 0014  |10.01.04|Darlehn Leo auf Girokonto    | 1000,00 |         |
    |       |        |                             |         |         |

  
 
Damit ist auch klar, wie eine Rückzahlung von Schulden zu buchen ist: Abnahme der Schulden auf dem Schuldkonto "Leo" links und die Abnahme des Vermögenskonto "Sparkasse" rechts.
 
Nur eines stimmt noch nicht: Die Summe der Links-Buchungen ist um 2000,00 EUR höher als die Summe der Rechtsbuchungen! Ursache?
 
Bei der Buchung des Anfangsbestandes auf dem Vermögenskonto "Sparkasse" fehlt das Gegenkonto.
 
Was kann man tun, damit die Systemlogik erhalten bleibt?
 
Man richtet ein Schuldkonto namens "Mein Vermögen" ein:

    --------------------------------------------------------------------
    | 3000  | Passivkonto "Mein Vermögen"          |    -    |    +    |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    |Lfd Nr.|Datum   |Erläuternder Text            | Zunahme | Abnahme |
    |-------|--------|-----------------------------|---------|---------|
    | 0001  |01.01.04|Anfangsbestand Sparkasse     |         | 2000,00 |
    | ...   | ...    |...                          |         |         |
    |       |        |                             |         |         |

  
 
Damit erreichen wir gleichzeitig, dass die Summe aller Vermögenswerte gleich der Summe aller Schulden ist, also wieder eine automatische Kontrolle vorhanden ist.
 
Der Stand des Schuldkontos "Mein Vermögen" gibt an, wieviel am gesamten Vermögen, also an allen Aktiva, letzlich mir gehört. Damit ist also nicht die rechtliche Situation gemeint, sondern die wirtschaftliche.
 
Weitere Kontroll- und Übersichtsmöglichkeiten:
 
 
Dieses System nennt man "Doppelte Buchführung", wobei nicht klar ist, auf was sich das "Doppelt" bezieht:
 
Jeder Betrag wird doppelt gebucht, einmal links, einmal rechts.
 
Jeder Vorgang wird doppelt gebucht: Einmal zeitlich im Journal, ein sachlich auf Konten.
 
Der Gewinn kann doppelt ermittelt werden: Einmal durch Differenz der Bestandswerte zu Anfang und zu Ende einer Rechnungsperiode oder durch den Differenz von Aufwand und Ertrag.
 
 
Auch für private Haushalte empfiehlt sich eine solche Rechnungslegung und zwar auch in Form der Doppelten Buchführung:
 
Die Doppelte Buchführung ist weniger aufwändig als die einfache, weil eine automatische Kontrolle durch das System gegeben ist.
 
Die Buchungsarbeit wird weitgehend vom Anwendungsprogramm übernommen.
 
Voraussetzung ist allerdings, dass man in Wertstrukturen denken kann. Das ist nicht schwer zu erlernen und Gegenstand dieser Ausführung gewesen.